Kompleksowa kontrola gospodarki finansowej i zamówień publicznych Gminy Sośno, udokumentowana protokołem kontroli Nr RIO/KF/54/2021 z dnia 17 grudnia 2021 r.

Bydgoszcz, dnia 15 lutego 2022 r.

RIO-KF-4104-54/2021

Pan Leszek Stroiński Wójt Gminy Sośno ul. Nowa 1 89-412 Sośno

Na podstawie art. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (t.j. Dz. U. z 2019 r., poz. 2137 ze zm.) oraz § 4 ust. 2 pkt 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 lipca 2004 r. w sprawie siedzib i zasięgu terytorialnego regionalnych izb obrachunkowych oraz szczegółowej organizacji izb, liczby członków kolegium i trybu postępowania (Dz. U. Nr 167, poz. 1747), Regionalna Izba Obrachunkowa w Bydgoszczy przeprowadziła w Urzędzie Gminy Sośno kontrolę kompleksową gospodarki finansowej i zamówień publicznych Gminy Sośno, udokumentowaną protokołem kontroli Nr RIO/KF/54/2021 z dnia 17 grudnia 2021 r., którego jeden egzemplarz pozostawiono Panu Wójtowi w dniu jego podpisania. W związku z kontrolą, której wyniki zostały przedstawione w protokole kontroli, Regionalna Izba Obrachunkowa w Bydgoszczy, stosownie do art. 9 ust. 2 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, przekazuje Panu Wójtowi niniejsze

WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

W wyniku przeprowadzonej kontroli kompleksowej gospodarki finansowej stwierdzono następujące nieprawidłowości:

1)  w zakresie ustaleń ogólno-organizacyjnych:

• niezgodne z prawem powierzenie przez Wójta Gminy Sośno, od 1 lipca 2013 r., samorządowemu zakładowi budżetowemu zadań w zakresie:
  1. poboru opłat za gospodarowanie odpadami komunalnymi,
  2. prowadzenia ewidencji tych opłat,

w drodze zarządzenia (str. 99 protokołu kontroli, akta kontroli Nr 54/21/III.1/39), Podczas czynności kontrolnych ustalono, że w dniu 1 lipca 2013 r. Wójt Gminy Sośno wydał zarządzenie Nr RO.0050.38.2013 „w sprawie określenia trybu i terminów przekazywania do budżetu dochodów pobieranych z tytułu opłaty za zagospodarowanie odpadów komunalnych oraz zasad przekazywania sprawozdań budżetowych w tym zakresie przez samorządowy zakład budżetowy – Zakład Gospodarki Komunalnej w Sośnie” (dalej ZGK lub Zakład). W przedmiotowym zarządzeniu Wójt wskazał, że Zakład „(…) realizuje zadania związane z poborem opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi” (§ 1 ust. 1 zarządzenia). Ponadto, stosownie do zapisów § 1 ust. 2 ww. aktu, organ wykonawczy ustalił, iż „Prowadzenie księgowości tych opłat powinno być odrębne i umożliwić ich oddzielne ewidencjonowanie i przekazywanie całości wpłat na konto urzędu gminy.” W § 2 ust. 1-2 zarządzenia określono terminy przekazywania opłat na rachunek budżetu Gminy Sośno oraz odsetek od tych środków z tytułu gromadzenia ich na rachunku ZGK. Na podstawie § 3 ust. 1-2 zarządzenia Dyrektor ZGK został zobowiązany do składania pisemnych informacji z wykonanych czynności. „Informacja powinna zawierać określenie wysokości dochodów, należności, zaległości i nadpłat w zakresie umożliwiającym Gminie Sośno sporządzenie sprawozdania Rb-27S. Informacja będzie przekazywana Wójtowi Gminy Sośno, w terminie do 8-go każdego miesiąca.”. Stosownie do art. 6l ust. 2 ustawy z dnia 13 września 1996 r. o utrzymaniu czystości i porządku w gminach, rada gminy, w drodze uchwały, może zarządzić pobór opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi w drodze inkasa oraz wyznaczyć inkasentów i określić wysokość wynagrodzenia za inkaso. Zatem wyłącznie organ stanowiący może wyznaczyć inny podmiot uprawniony do poboru opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi. Zwrócić należy także uwagę, że brak jest podstaw do nakładania na inkasenta dodatkowych obowiązków, wykraczających poza zadania określone w art. 9 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2021 r., poz. 1540 ze zm.). Ponadto zgodnie z art. 6q ust. 1 ustawy z dnia 13 września 1996 r. o utrzymaniu czystości i porządku w gminach, w sprawach dotyczących opłat za gospodarowanie odpadami komunalnymi stosuje się przepisy ustawy Ordynacja podatkowa, z tym, że uprawnienia organów podatkowych przysługują wójtowi lub zarządowi związku międzygminnego (w przypadku przejęcia przez związek międzygminny zadań gminy). Tym samym Wójt, jako organ podatkowy zobowiązany jest do stosowania przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 października 2010 r. w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego, które nie przewidują prowadzenia ewidencji przez inne jednostki. Konsekwencją wydania przez Wójta Gminy Sośno opisanego powyżej zarządzenia było:

1. pobieranie opłat za gospodarowanie opłatami komunalnymi przez ZGK,
2. prowadzenie ewidencji tych opłat przez pracowników Zakładu.

Osobą odpowiedzialną za powstanie nieprawidłowości jest Wójt Gminy Sośno, który wydał w dniu 1 lipca 2013 r. zarządzenie Nr RO.0050.38.2013.

• niepowierzenie Skarbnikowi Gminy, przez Wójta Gminy, obowiązków i odpowiedzialności głównego księgowego, określonych w art. 54 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2021 r., poz. 305 ze zm.), (str. 4 - 5 protokołu kontroli),

Podczas kontroli ustalono, że Wójt Gminy w dniu 1 lipca 2019 r. upoważnił Skarbnika Gminy Sośno do wykonywania obowiązków oraz ponoszenia odpowiedzialności w zakresie wynikającym z przepisu art. 54 ust. 1 ustawy o finansach publicznych, nie zostało natomiast dokonane powierzenie tej odpowiedzialności w zakresie obowiązków wynikających ze wskazanych zapisów ustawy. W związku z tym, że w trakcie czynności kontrolnych Wójt Gminy powierzył ustawowo określone obowiązki i odpowiedzialność, poprzez wydanie stosownego pisma, odstąpiono od sformułowania zalecenia pokontrolnego w przedmiotowym zakresie.

2)  w zakresie księgowości i sprawozdawczości:

- nieprawidłowe sporządzenie sprawozdania Rb-ST o stanie środków na rachunkach bankowych jednostki samorządu terytorialnego na koniec 2018 r., poprzez wykazanie stanu środków subwencji przekazanej w grudniu na styczeń następnego roku w kwocie zaniżonej o 1.000,00 zł (str. 49 protokołu kontroli), Przyczyną wykazania zaniżonej kwoty była omyłka pisarska. W związku z prawidłowym sporządzeniem sprawozdań za 2019 i 2020 r. odstąpiono od sformułowania zalecenia pokontrolnego w przedmiotowym zakresie.

• nieprawidłowe sporządzenie jednostkowego sprawozdania budżetowego Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki samorządu terytorialnego za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2020 , a w konsekwencji wykazanie nieprawidłowych wartości w sprawozdaniu Rb-PDP z wykonania dochodów podatkowych za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2020 r., poprzez zawyżenie skutków obniżenia górnych stawek podatku od środków transportowych o kwotę 330,16 zł (str. 80-81 protokołu kontroli),

Odpowiedzialność za powstałą nieprawidłowość ponosi Wójt Gminy, który na podstawie § 9 ust. 1 i 2 rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 9 stycznia 2018 w sprawie sprawozdawczości budżetowej (t.j. Dz. U. z 2020 r., poz.1564 ze zm.), obowiązany był sporządzić sprawozdanie rzetelnie i prawidłowo pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym, zgodnie z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej i dokumentacji podatkowej. W trakcie kontroli, stosownie do przepisów § 24 ust. 6 i 9 instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego, stanowiącej załącznik Nr 36 do powyższego rozporządzenia, kontrolowana jednostka sporządziła w dniu 13 października 2021 r. korekty sprawozdań Rb – 27S i Rb – PDP za 2020 r. i przekazała drogą elektroniczną do Regionalnej Izby Obrachunkowej w Bydgoszczy, w związku z tym odstąpiono od sformułowania zalecenia pokontrolnego.

3)  w zakresie dochodów budżetowych:

• niepobranie w latach 2019-2020 przez Urząd Gminy Sośno, działający jako płatnik podatku dochodowego od osób fizycznych, wynagrodzenia w łącznej kwocie 712,00 zł z tytułu terminowego wpłacania zaliczek na podatek dochodowy (str. 111-112 protokołu kontroli),

W trakcie kontroli udzielono instruktażu Skarbnikowi Gminy co do obowiązku korzystania z uprawnienia wynikającego z treści przepisu art. 28 §1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2021 r., poz. 1540 ze zm.), w związku z powyższym odstąpiono od wydania zalecenia pokontrolnego w tym zakresie.

• wydanie w 2020 r. 1 decyzji (na 6 wydanych) w sprawie przyznania ulgi inwestycyjnej po upływie miesięcznego terminu od dnia złożenia wniosku, bez uprzedniego zawiadomienia strony o przyczynach zwłoki i o wyznaczeniu nowego terminu załatwienia sprawy (str. 68 protokołu kontroli),

Podczas czynności kontrolnych stwierdzono, że decyzja Nr RF.3121.2.4.1.2020, dotycząca ulgi inwestycyjnej w podatku rolnym w kwocie 6.548,00 zł, została wydana po terminie określonym w przepisie art. 139 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2021 r., poz. 1540 ze zm.). Udzielono instruktażu referentom odpowiedzialnym, zgodnie z zakresem zadań, za czynności związane z udzielaniem ulg i zwolnień w podatkach, w sprawie zachowywania terminów określonych w przepisie art. 139 § 1 ww. ustawy, w związku z tym odstąpiono od sformułowania zalecenia pokontrolnego.

• udzielenie w 2020 r. pomocy de minimis oraz pomocy de minimis w rolnictwie lub rybołówstwie w łącznej kwocie 657,81 zł, w wyniku wydania 2 decyzji w sprawie umorzenia zaległości podatkowych pomimo nieprzedłożenia właściwych dokumentów określonych przepisem 37 ust. 1 pkt 2 i ust. 2 pkt 3 ustawy z dnia 30 kwietnia 2004 r. o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej (t.j. Dz. U. z 2021 r., poz. 743), (str. 74-76 protokołu kontroli),

• niewystawienie w 2020 r. 1 zaświadczenia o udzielonej pomocy de minimis w rolnictwie oraz rybołówstwie i wydanie 1 zaświadczenia o udzielonej pomocy de minimis w rolnictwie i rybołówstwie zamiast zaświadczenia de minimis (str. 76 protokołu kontroli),

• nieumieszczenie w wykazie osób prawnych i fizycznych oraz jednostek organizacyjnych, którym udzielono pomocy publicznej w 2020 podatnika, któremu została udzielona w tym roku pomoc publiczna (str. 76-77 protokołu kontroli),

Podczas czynności kontrolnych stwierdzono, że w wykazie za 2020 r. nie wykazano podatnika, któremu decyzją z dnia 16 stycznia 2020 r. organ podatkowy udzielił ulgi inwestycyjnej w wysokości 10.040,00 zł. Przyczyną było omyłkowe umieszczenie danych podatnika w wykazie za 2019 r. Z uwagi na incydentalny charakter nieprawidłowości odstąpiono od wydania zalecenia pokontrolnego w przedmiotowym zakresie.

• dopuszczenie do przedawnienia należności podatkowych za okres 2013-2014, w podatku od nieruchomości, w kwocie 819,00 zł wraz z odsetkami (str. 86-87 protokołu kontroli),

Odpowiedzialność za dopuszczenie do przedawnienia należności podatkowych ponosi Wójt Gminy Sośno na podstawie przepisu art. 13 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa i przepisu art. 245 pkt. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 2009 r. o finansach w związku z art. 4 ust. 1 pkt. 1) ustawy z dnia 13 listopada 2003 r o dochodach jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. z 2021 r. poz. 1672 ze zm.) oraz przepisu art. 53 ust. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.

4)  w zakresie długu publicznego:

• udzielenie w 2019 r., przez Wójta Gminy Sośno, bankowi udzielającemu kredytu, upoważnienia do obciążania rachunku bieżącego Gminy (str. 145-146 protokołu kontroli),

Kontrola wykazała udzielenie upoważnienia Bankowi Spółdzielczemu w Więcborku, na podstawie umowy o kredyt z dnia 3 października 2019 r. na kwotę 1.750.000,00 zł, do obciążania rachunku bieżącego, będącego rachunkiem obsługi kredytu, kwotą wymagalnych zobowiązań wynikających z umowy kredytowej, odpowiednio: rat kredytu, odsetek i innych kosztów. Powyższe stanowiło naruszenie art. 264 ust. 5 ustawy o finansach publicznych. Osobą odpowiedzialną za powstanie powyższej nieprawidłowości, zgodnie z zapisem art. 53 ust. 1 w powiązaniu art. 262 ust. 1 i 2 ustawy o finansach publicznych jest Wójt Gminy, który podpisał umowę. W dniu 12 listopada 2021 r, przed podpisaniem protokołu kontroli, Wójt Gminy Sośno przy kontrasygnacie Skarbnika zawarł aneks Nr 1 do ww. umowy o kredyt, na mocy którego wykreślono zapis, że rachunek bieżący Gminy Sośno jest rachunkiem obsługi kredytu oraz wskazano odrębny do spłaty kredytu odrębny rachunek. W związku z powyższym odstąpiono od sformułowania zalecenia pokontrolnego w tym zakresie. W związku ze stwierdzonymi nieprawidłowościami, które nie zostały usunięte w trakcie wykonywania czynności kontrolnych, proszę Pana Wójta o podjęcie działań, które wyeliminują wszystkie nieprawidłowości z prac podległych służb, usprawnią ich działalność oraz zapobiegną ich powstawaniu w przyszłości. Wobec powyższego proszę o:

1. Podjęcie działań mających na celu dostosowanie rozwiązań w zakresie poboru opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi w drodze inkasa do zgodności z art. 6l ust. 2 ustawy z dnia 13 września 1996 r. o utrzymaniu czystości i porządku w gminach (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 888 ze zm.), który wskazuje, iż wyłącznie rada gminy może zarządzić pobór opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi w drodze inkasa oraz wyznaczyć inkasentów i określić wysokość wynagrodzenia za inkaso, z związku z przepisem art. 9 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2021 r., poz. 1540 ze zm.), określającym zadania inkasenta.
2. Zaprzestanie powierzania Zakładowi Gospodarki Komunalnej w Sośnie prowadzenia ewidencji opłat za gospodarowanie odpadami komunalnymi, mając na uwadze, ·iż zgodnie z art. 6q ust. 1 ustawy z dnia 13 września 1996 r. o utrzymaniu czystości i porządku w gminach (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 888 ze zm.) w związku z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 października 2010 r. w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 208, poz. 1375), organ podatkowy jednostki samorządu terytorialnego prowadzi ewidencję ww. należności.
3. Udzielanie pomocy de minimis, polegającej na odroczeniu terminu płatności zaległości podatkowych tylko w przypadkach złożenia przez podatników wymaganych dokumentów, zgodnie z art. 37 ust. 1-2 i 7 ustawy z dnia 30 kwietnia 2004 o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej (t.j. Dz. U. z 2021 r., poz. 743).
4. Wydawanie zaświadczeń o pomocy de minimis i zaświadczeń o pomocy de minimis w rolnictwie lub rybołówstwie w dniu wydania decyzji o udzieleniu pomocy publicznej zgodnie z 4 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 20 marca 2007 r. w sprawie zaświadczeń o pomocy de minimis i pomocy de minimis w rolnictwie lub rybołówstwie (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 350).
5. Staranne sporządzanie sprawozdań jednostkowych Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych samorządowej jednostki budżetowej, jako jednostki budżetowej i jako organu, w zakresie wykazywania skutków obniżenia górnych stawek podatków, zgodnie z przepisem 3 ust. 1 pkt 8 załącznika Nr 37 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 11 stycznia 2022 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2022 r. poz. 144), zgodnie z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej i dokumentacji podatkowej.
6. Podejmowanie wobec dłużników czynności zmierzających do wyegzekwowania należności Gminy, zgodnie z przepisami art. 6 § 1 ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (t.j. U. z 2020 r., poz. 1427 ze. zm.), oraz art. 254 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2021 r., poz. 305 ze zm.) w celu unikania negatywnych skutków ich przedawnienia.

Zgodnie z art. 9 ust. 3 powołanej na wstępie ustawy, uprzejmie proszę o poinformowanie Regionalnej Izby Obrachunkowej w Bydgoszczy o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych w terminie 30 dni od daty doręczenia niniejszego wystąpienia. Przekazanie informacji o wykonaniu zaleceń pokontrolnych niezgodnych z prawdą podlega karze określonej w art. 27 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Stosownie do art. 9 ust. 3 i 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w niniejszym wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia. Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Zastrzeżenia wnosi się za pośrednictwem Prezesa Izby na warunkach określonych w art. 9 ust. 4 i 5 ustawy.

Maciej Słomiński

Zastępca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Bydgoszczy